Administração Pública: Gestão centralizada das compras públicas e implementação da faturação eletrónica
Promovido pela eSPap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública com o cofinanciamento do COMPETE 2020, o projeto visou a implementação da gestão centralizada das compras públicas e da faturação eletrónica.
No passado dia 9 de dezembro de 2019 foi atribuída uma menção honrosa ao Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) – no âmbito deste projeto "Compras Públicas e Faturação Eletrónica" - na categoria “Best Digital Operational Process”, dos Portugal Digital Awards. Trata-se de uma iniciativa que distingue os melhores projetos de transformação digital das organizações nacionais.
1. Sobre o projeto Compras Públicas e Faturação Eletrónica
Cofinanciado pelo COMPETE 2020 2020 e promovido pela eSPap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, este projeto visou o desenvolvimento de novas funcionalidades no Sistema Nacional de Contas Públicas e o Programa de Implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública.
1.1 Enquadramento
> Compras Públicas
Criado em 2007 através do Decreto-lei 37/2007 de 19 de fevereiro, o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) gere o processo de compras do Estado para diversas entidades da Administração Pública adjudicantes e para diversas famílias de bens e serviços fornecidos ao abrigo de acordos-quadro com condições pré-negociadas com fornecedores pré-avaliados e registados no SNCP.
No entanto, continua a existir uma diferença relevante entre as previsões de compras do Orçamento de Estado e o agregado de despesa enquadrada nas classificações económicas dos Acordos Quadro. Tal indica que existe um potencial de poupança por agregação de compras bastante grande.
Simultaneamente há ainda várias entidades da Administração Pública que ainda não integram, na totalidade, os processos e procedimentos do SNCP, assim como parte significativa da despesa pública de diversas classificações económicas do OE que ainda não são enquadradas nos Acordos Quadro.
> Fatura Eletrónica
Enquadrado na Diretiva Europeia 2014/55/EU, a introdução da Fatura Eletrónica na Administração Pública permitirá assegurar, de uma forma mais eficaz e eficiente, a qualidade de execução do processo aquisitivo da Administração Pública, garantindo a integração, otimização, normalização de processos e potenciando as melhores práticas. A automatização dos processos, garantirá a integração automática nos registos contabilísticos das entidades da Administração Pública, diminuindo erros e permitindo uma otimização da gestão dos recursos públicos.
Por outro lado, a redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, permitirá uma diminuição do tempo de tratamento dos documentos e uma diminuição dos custos de transação, operação e tecnológicos. Considerando o processo aquisitivo na Administração Pública, a Fatura Eletrónica permitirá ligar de uma forma desmaterializada todo o fluxo de informação associado ao processo aquisitivo, ou seja, desde a intenção de aquisição ao pagamento. Assim, serão criadas as condições para uma otimização de todo o fluxo, nomeadamente, permitindo uma otimização da Gestão da Tesouraria e potenciando a Reforma da Gestão da Tesouraria Pública, na componente da despesa.
Tendo em conta a integração e normalização dos processos, será possível a partilha de informação pelos diferentes agentes do ecossistema, garantindo a transparência, abrangência, tempestividade, controlo e a fiabilidade da informação financeira. No que diz respeito aos Agentes Económicos, a introdução da Fatura Eletrónica na Administração Pública, permitirá agilizar e desmaterializar o relacionamento existente, reduzindo os prazos de pagamento, custos de operação, de transação e garantindo maior fiabilidade em todas as atividades do processo. A adoção da Fatura Eletrónica na Administração Pública permitirá ao Estado, ter um papel dinamizado e mobilizador da introdução generalizada da Fatura Eletrónica, entre todos os Agentes Económicos “B2B-Business to Business”, sendo esta adoção generalizada um fator relevante para a economia.
1.2 Objetivos
a) aumentar a base de entidades compradoras e aumentar a utilização por parte das entidades já integradas, tornando o acesso ao Catálogo Nacional de Compras Publicas mais simples e funcionalmente mais adequado aos procedimentos de aquisição;
b) aumentar o número de acordos quadro disponíveis, incluindo novas classificações económicas que permitam aumentar o número de procedimentos de agregação de compras e da despesa transversal abrangida por estes, contribuindo para a sua racionalização e utilização mais eficiente dos recursos públicos;
c) implementar processos automatizados que através do agrupamento de pedidos de compras das entidades contratantes e de um processo de Gestão de Compras Centralizadas permita às entidades contratantes libertar ou deslocar recursos humanos associados ao processo negocial e garantir poupanças adicionais, aumentando a capacidade negocial junto dos fornecedores, reduzindo o número de atos de consulta/concursos e aumentando o volume de cada consulta/concurso;
d) desmaterializar o processo de pedidos de compras de exceção, libertando os gestores de compras de tarefas administrativas para atividades de maior valor acrescentado na análise da tipologia da despesa e de projetos de redução de despesa;
e) integrar o SNCP com o Sistema de Fatura Eletrónica (SFE) de modo a ser possível desmaterializar completamente o processo de Compras Públicas, agilizando a relação com os fornecedores através de processos em rede totalmente desmaterializados, mas também tornando o processo rastreável através do SNCP e SFE, tornando mais célere e eficiente e reduzindo custos de contexto do processo ao eliminar procedimentos manuais e registos em papel e ao mesmo tempo facilitando o planeamento de tesouraria tanto de fornecedores como do Estado;
f) facilitar o acesso à plataforma de compras públicas aos fornecedores registados em outras plataformas reduzindo os encargos de registo dos fornecedores;
g) reforçar o processo de monitorização de compras públicas definindo e controlando objetivos de poupança de custos e aumentando a transparência das operações de compras públicas.
1.3 Atividades
a) Desenvolvimento da Plataforma de Agregação de Necessidades (PAN ou FAN) que permite às entidades públicas compradores planear as aquisições e comunicá-las à Gestão Centralizada de Compras através da colocação de Pedidos de Compra.
b) Desenvolvimentos na Plataforma Eletrónica de Contratação (PEC) para suportar alterações do processo de Gestão Centralizada de Compras.
c) Introdução de melhorias no Sistema de Compras Públicas SCNP ao nível do Catálogo Nacional de Compras Públicas e da automatização do tratamento dos Pedidos de Exceção.
d) Introdução de melhorias no módulo de Monitorização e Controlo permitindo não só o controlo e monitorização operacional mas também o desenvolvimento de capacidades analíticas na Direção de Serviços Partilhados de Compras Públicas da eSPap.
e) Integração com a Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) para a desmaterialização completa do processo de Compra Públicas.
f) Desenvolvimento de um módulo de Interoperabilidade que permita o acesso das diferentes plataformas de comércio eletrónico aos concursos públicos.
2. Apoio do COMPETE 2020
O projeto Compras Públicas e Faturação Eletrónica foi cofinanciado pelo COMPETE 2020 no âmbito do SATPAP, envolveu um investimento elegível de cerca de oito milhões de euros, a que correspondeu um incentivo FEDER de 4,6 milhões de euros.
3. Prémios Portugal Digital Awards
A transformação digital é uma realidade incontornável dos dias de hoje, seja para empresas, administração pública, ou para toda a sociedade. A sua adoção é fruto da utilização de tecnologias da denominada terceira plataforma, como a Cloud, a Internet das Coisas e o Big Data, entre outras. Estas permitem criar valor e vantagens competitivas.
Os Portugal Digital Awards, são uma iniciativa do Jornal de Negócios, IDC em parceria com a Axians que visa reconhecer as organizações e os líderes empresariais que têm a visão e o arrojo para elevar as suas empresas ao nível mais sofisticado, capacitando-os para a transformação digital dos seus negócios.
A 9 de dezembro de 2019 foram anunciados os projetos mais disruptivos e inovadores das organizações nacionais, no contexto da transformação digital, com a participação de oradores especialistas no tema, apresentações inspiradoras e partilha de conhecimento.
Das diversas categorias a concurso, na “Best Digital Operational Process”, o Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) – no âmbito do projeto Compras Públicas e Faturação Eletrónica, da eSPap - recebeu uma menção honrosa.
4. Links
Website eSPap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública